こんにちは、Sokoageの宮澤です。
みなさんの会社では、イベント参加申し込みやお問い合わせのフォームに、どんなツールを使っているでしょうか？
自社サイトをお持ちの場合は、サイト内にお問い合わせフォームなどを設置している場合も多いかと思います。
しかし、いざイベントを開催する！となった時に、イベント企画や販促の方に集中しすぎるあまり、「どうやって申し込みを受け付けるの…？」と聞かれてドキッとしたことはありませんか？
自社サイトを持っている会社さんでも、イベント申し込み用のフォームは持っていないという場合が結構あります。
そこで、今日はそんな時に役立つ『Googleフォーム』についてご紹介したいと思います！
ちなみに、ぼくたちが支援させて頂いている会社さんの場合は、自社サイト内でお申し込みを受け付けられるように、サイト内にフォームを作ってしまうことも多いんですが、予算やスケジュールが許さないこともあるので、この『Googleフォーム』を使うこともしばしばあります。
この記事の目次
Googleフォームとは
ドキュメントを作成するように手軽にオンラインフォームを作成
複数の質問形式から選択したり、ドラッグ＆ドロップで質問を並べ替えたり、リストを貼り付けるように簡単に値をカスタマイズしたりすることができます。
引用：Googleフォーム
このように、GoogleフォームはGoogleが提供する『オンラインフォームの作成ツール』です。
Googleのアカウントを持っている方であれば、誰でも無料で使える優れものです。
かつ、PCの基本操作が出来るようなスキルがあれば、特に操作も難しいと感じることなく、スムーズにフォームを作ることができます。
もちろん、フォームの項目も自由に設定出来て、プルダウンメニューやボタンを作れたり、フォーム内に画像なども入れることが出来て便利です。
Googleフォームを使うには
こちらも特にこれといった条件はありません。
唯一の条件は、「Googleアカウントを持っていること」だけです。
もし、まだこの時点でGoogleアカウントを持っていないという方は、先にGoogleのアカウントを作成しておきましょう。
ちなみに、Googleフォームでお申し込みフォーム作るような場合、会社であったり団体であったりが主催になると思うので、個人アカウントとは別に、会社などのアカウントを1つ作っておくと便利です。
これをすることで、誰が作ったフォームなのか。というのを、外から見た時の印象も良くなりますし、共同作業でフォームを作ることも可能になります。
Googleフォームの作り方
それでは、ここからは実際に「イベントのお申し込みフォーム」を例に、Googleフォームでのフォーム作成手順をご紹介したいと思います。
こちらの手順に則って、一緒に進めていけば、1つのフォームを作って公開するところまでいけるので、ぜひ一緒に作業してみてください。
まずは、ざっと全体の流れをご紹介します。
- Googleフォームへ移動
- タイトルや質問項目を入力していく
- デザインを編集する
- プレビューで確認する
- フォームの仕様を設定する
- URLを取得する
以上が、フォーム作成の全景です。
ここから、1つずつの項目を詳しくご紹介していきます。
1.Googleフォームへ移動
まずは、Googleフォームへ移動して、Googleフォームのホーム画面を開いてください。
GoogleのTOPからでも良いですし、Googleアカウントのメニューからでも飛べます。
Googleフォームに入ったら、このようは画面になるはずです。この画面がホーム画面になるので覚えておきましょう。
このホーム画面の上には、Google側が用意してくれているテンプレートがあり、下側には最近作ったフォームや管理権限が与えられているフォームが表示されます。
今回は、新しく作るので、一番左上にある「空白」をクリックして、新しいフォームの作成を始めていきます。
2.タイトルや質問項目を入力していく
「空白」から新しいフォームを作成したら、まず最初にフォームを作るのに不可欠な質問内容やフォーム自体のタイトルなどを決めて、入力していきます。
これが最初であり、最大の山場です。
このステップは具体的に、1つ1つご説明していきます。
まずはGoogleフォームの基本的な見方
全く新しくフォームを作ると、上図のような画面になります。
まずは、上から順に「フォームのタイトル」から入力していき、その下の「説明文」を入力しましょう。
その下に、実際の質問を追加していってフォームを完成させることになるんですが、質問の追加方法は次にご説明します。
質問を追加していく
フォームを作成した時に、最初の1つの質問はデフォルトで入っていますが、2つ目からは自分で追加していく必要があります。
その時に使うのが、上図の各ボタンになります。このボタンは画面を見て頂くとわかるのですが、質問に右側にずっとついてきてくれているので、必要な時に押しましょう。
この中で、よく使うのは、1番上の「質問を追加」と、3番目の「見出し/説明文の追加」。あとは、場合によって「画像の追加」「動画の追加」あたりでしょうか。
今回の「イベントのお申し込みフォーム」というくらいであれば、他は特に必要ないかなと思います。
どのタイプの質問を追加するか選択する
質問を追加したら、まずは質問項目の中にある「質問の種類」を選択しましょう。
普通にテキストを入力してもらいたい質問もあれば、ただただ選択してほしいだけの質問もあると思いますので、ユーザーが入力しやすいように質問に応じて選択してください。
ここの「質問の種類」について、よく使うものを解説していきます。
質問の種類：記述式
まずは、フォームでは必ず使うであろう「記述式」です。
これは、ユーザーに自由にテキストを入力してもらう項目になるのですが、前提として1行程度の短い文章の場合に、この「記述式」が使われます。
例えば、お名前/フリガナ/電話番号/住所などなど…です。
また、質問のボックス内に右下に、いくつかボタンがあります。これはどの質問も共通の設定になるので、ここで解説させて頂きます。
一番左の「紙が2枚重なったようなボタン」。これは、その質問内容をコピーしたい時に使います。
その隣、真ん中の「ゴミ箱ボタン」。これは、その質問を削除したい時に使います。
最後に一番右の「必須」と書かれたボタン。このボタンにチェックを入れると、該当の質問が必須項目として設定され、ここが未入力のままではフォームの送信が完了しない設定に出来ます。
段落
次は「段落」です。
こちらは、ユーザーに自由にテキストを入力してもらう項目としては、前項の「記述」とほとんど同じ内容なのですが、「段落」は2行以上の長い文章を入力してもらうことを前提とした設定です。
例えば、ご質問/現在の状況/お問い合わせ詳細…などの場合、この「段落」を使うことになります。
ラジオボタン/チェックボックス
こちらも、フォームではよく使う「ラジオボタン」と「チェックボックス」です。
どちらも設定方法が同じなので、1つの項目としてご紹介させて頂きます。
ボタンとして、選択肢を追加していきたい内容を上図のように追加していくことで、設定が完了します。
こちらの項目は、例えば、参加人数/当イベントをどのように知りましたか？/●●を希望しますか？…などの、選択してもらう場合の質問で使うことが多いです。
プルダウン
次は「プルダウン」です。
プルダウンは、メニューの部分をクリックすると、蛇腹のようにメニューが開いて該当の項目を選択することが出来る項目のことで、Webサイトなどではよく使われるものです。
これは、数字が大きくなっていくものや、あいうえお順など、規則性のあるものを選択しれもらう時によく使われます。
例えば、ご参加人数/お子様の人数/都道府県…などで使われる場合が多いです。
日付/時刻
最後は、「日付」と「時刻」です。
こちらも、設定方法が2つとも同じなので、1つの項目でご紹介させて頂きます。
今回のように、イベント参加申し込みフォームなどの場合は、この「日付」や「時刻」というのはよく使われる項目です。
タイトルだけ入力すれば、あとは日付をユーザーが選ぶだけの状態になります。
3.デザインを編集する
ここまできたら、あとはフォームのデザインを編集して、出来るだけ自社のカラーに近づけましょう。
画面右上にある、パレットのアイコン「テーマのカスタマイズ」をクリックすると、上図のように画面右側に編集用のウィンドウが現れます。
ここで、「テキスト」「テキストサイズ」「ヘッダー画像」「色」が編集出来るので、任意のものに設定しましょう。
デザインの編集と言っても、設定できるのはこれくらいですが、ヘッダー画像を入れるだけで一気にイメージが変わるので、ここは設定することを強くお勧めします！
4.プレビューで確認する
デザインの編集まで出来たら、画面右上にある「プレビュー」ボタンをクリックしてみましょう。
自分で作った内容のフォームが、ユーザー視点で確認が出来ます。
ここで表示される画面が、実際にユーザーが入力する画面と同じものになります。誤字脱字や変な部分がないか、公開前に確認しましょう。
5.フォームの仕様を設定する
フォームの内容とデザインが出来たら、裏側の仕様を設定していきます。
仕様の設定と言っても、これまでと同じく、特別難しい操作は必要ありませんので、ご自身に必要な部分だけ設定していきましょう。
「回答」の設定
設定画面の中にある、「回答」で設定していく範囲のご紹介です。
ここでは、ユーザーがフォームに回答したときに関連する仕様を決定していきます。
- メールアドレスを収集する…回答時にユーザーにメールアドレスの提出を必須とする場合にチェックを入れます。
- 回答のコピーを回答者に送信…いわゆる自動返信メールのように、回答のコピーをユーザーに送る場合にチェックを入れます。
- 回答の編集を許可する…回答後に、回答内容の修正を可能にする場合はチェックします。
- 回答を1回に制限する…Googleアカウントへのログインを必須にして、そのアカウントで回答出来るのを1回だけに制限したい場合にチェックします。
プレゼンテーション
設定内の、もう一方。「プレゼンテーション」で設定していく内容をご紹介します。
こちらは、どちらかというとユーザーがフォームに入力している最中の設定が主になります。
- 進行状況バーを表示…フォームが複数ページに渡る場合、現在の進行状況を知らせるバーを表示することが出来ます。
- 質問の順序をシャッフルする…設定した質問の順番を表示するごとにシャッフルしたい場合は、これにチェックを入れます。
- 確認メッセージ…フォームの送信が完了した時に表示させるメッセージを編集することが出来ます。
- 別の回答を送信するためのリンクを表示…フォーム入力後に、別の内容で改めてフォームに入力するためのリンクを表示させたい場合にチェックを入れます。
- 結果の概要を表示する…回答した内容について、全体でどのような結果になっているか表示させたい場合にチェックを入れます。
- すべての回答者に対して自動保存を無効にする…読んで字の如くですが、Googleフォームのデフォルトで自動保存機能がオンになっています。これを無効化したい場合にチェックを入れます。
6.URLを取得する
ここまでの設定を全て完了させたら、いよいよフォーム自体は完成です。
完成したフォームのURLを取得して、メールで送信したり、Webサイトにリンクを貼ったり、QRコードを作ってDMに掲載したり…作ったフォームを活用していきます。
まずは、画面の一番右上にある紫色の「送信」ボタンをクリックします。
そうすると、「フォームを送信」というポップアップウィンドウが表示されて、リンクなどの設定が出来るようになります。
ここで、今回はウィンドウ内の上部にある「リンクマーク」のボタンを押します。
そうすると、今作ったフォームのURLが発行されていますので、これをコピーして使用します。
URLの下に、「URLを短縮」というチェックがあるので、これにチェックを入れると短いURLが発行されるので便利です。
最後に
これでオンラインで、フォームを使ってイベントへの参加申し込みを受け付けられるようになりました。
もちろん理想は、自社サイトで専用の受付フォームがあることに変わりはないんですが、サクッとフォームを作りたい時は非常に便利ですよね。
今回は、あくまでも「イベント参加の申し込みフォーム」だったので、使わない機能や設定があったかと思いますが、こちらでご紹介出来なかった部分も比較的簡単に設定が出来ますので、次回以降のフォーム作成時に試してみてください。
今回の記事が、みなさんの制作に少しでも役立っていると嬉しいです。
最後までお読み頂き、ありがとうございました！
