【意外と大切なビジネスマナー】スケジュール調整の上手な進め方。

みなさんは、打ち合わせや商談など、誰かとスケジュールの調整が必要な時、どのようにしてスケジュールを調整しているでしょうか。

先輩や上司から、特別に教えてもらうような機会の少ない「スケジュール調整のやり方」ですが、実は意外と大切なビジネスマナーの1つです。

このスケジュール調整1つ取っても、仕事が出来る人は難なくスムーズに進めるものです。「商談の日程がなかなか決まらず流れたしまった…」みたいなことがないように、しっかりとスケジュール調整について確認しておきましょう。

まずは、これを頭に置いておきましょう。

具体的に、こういう風に…とスケジュール調整の方法を見る前に、スケジュール調整する際に頭に入れておきたい項目をいくつかご紹介します。

スケジュールはパッと決めてしまいたいもの

まずこれが大前提ですが、誰にとってもスケジュールなんてパッと決めて、自分のスケジュールを確定しちゃいたいものです。

なかなか決まらないスケジュールがあるとストレスが溜まります。そのストレスの矛先は、いつの間にかあなたに向いてる…なんてこともあるので、スケジュールはなるべくパッと決めてしまいましょう。

「この日どうですか?」→「ダメです」→「この日では?」→「すみません。そこもダメです。」みたいに、何回もラリーが続いてしまうのは良くない状況の代表例ですね。

相手にも調整中のアポがある

スケジュールを調整する時に、こちら側の都合ばかり考えず、向こうにも調整中のアポがあって「予定が入るかもしれない日」があることを忘れないようにしましょう。

これを考えてるからどうってことはないんですが、こちらから日程を提示する場合の配慮が出来るようになります。

移動時間と打ち合わせ所要時間を考える

意外と忘れがちなことですが、打ち合わせ場所までの移動時間と、打ち合わせ自体にどれくらい時間が必要か。これは事前にしっかりと確認しておきましょう。

1日に何件も移動と打ち合わせを繰り返すようなスケジュールになってくると要注意です!

特に、打ち合わせ所要時間はある程度多めに見積もっておくべきです。少なくても、普通の商談であれば1時間は必要になるでしょう。

こんなやり方はNGです。

それでは、早速具体的なスケジュール調整のやり方です。

まずは、誰もが一度は陥りがちなNG項目からご紹介します。

ピンポイントで1つの日程だけを提示する

意外と、これをやってしまう方は多いですが、あまり良くないです。

特に複数人のスケジュールを調整する場合、こちらからピンポイントで1つだけスケジュールを提示して、それが見事に全員OKなことの方が少ないです。

しっかりと、連絡を受けた側の状況も考えて、スケジュールを選びやすいように幅を持たせましょう。

あいまいな時間指定

これも良くないですね。

例えば、「●日のお昼ごろはいかがでしょうか?」とか「●日の夕方のご予定いかがでしょうか?」など、もはや何の確認にもなってませんね。

もちろん、ここまであいまいでなくても「16時ころ」のような、妙に幅を持たせる表現も避けましょう。

仕事で行う打ち合わせですから、しっかりと具体的な時間を指定して決めないと意味がありません。

ちなみに、「16時10分から」みたいな中途半端な時間も、あまり良くないです。微妙に調整しづらいですからね…。どれだけ細かくても30分単位で調整しましょう。

常識外の時間指定

これは、あまりないと思いますが、たまに常識外の時間を指定しちゃう人がいます。

“常識”という言葉が、かなり幅を持っちゃっていますが、一般的には【10時〜18時】が打ち合わせを設定する時間としては限度だと思います。

9時から打ち合わせって、会社によっては調整とかがあって少し早いですし…、逆に19時から打ち合わせって、大半の人が残業決定ですよね…。

電話でスケジュール調整

これは、会社や人によって判断が分かれますが、最近では特にあまり好まれません。

スケジュールの調整などは、あとでも確認出来るようにメールやチャットなどの文面に残す方が好ましいです。打ち合わせの時間を勘違いしていた…みたいな双方のトラブルを防ぐことにも繋がります。

もちろん、普段からコミュニケーションが基本は電話なところもあると思うので、全てを否定するつもりはありませんが、その場合でもせめて確認のためにメールで決定したスケジュールを送っておいた方が良いでしょう。

これが丁寧なスケジュール調整。

それでは最後に、良い例をご紹介します。

絶対に正解!というわけではないので、参考にして頂き、みなさんの環境に合わせて使ってみてください。

複数のスケジュールを提示

NGの部分で少し触れましたが、ピンポイントでスケジュールを提示することはNGです。

相手が調整しやすいように、いくつか日程の候補をあげましょう。少なくとも、3〜4つくらいの候補日をあげてあげるとスムーズに決まりやすいです。

この時に1つだけ注意点があります。あまりに連続した日程を提示しないことです。

例えば、「出張で●日〜●日がまるっと不在」「●日〜●日は休暇を頂いている」みたいなパターンがあり得るのと、冒頭で触れた「相手にも調整中のアポがある」という点に配慮するためです。

実際には、このように提示するのが良いでしょう。


【スケジュール候補】

  • 4月1日(月) 14:00〜18:00
  • 4月4日(木) 〜14:00まで
  • 4月5日(金) 終日
  • 4月9日(火) 13:00〜17:00

このように「あとは選ぶだけ」の状態にしておくと、とても丁寧です。きっとスムーズにスケジュールが決定するでしょう。

それ以降のスケジュールも匂わす

これは賛否両論なので、参考まで。

例えば、上記のように4月1日(月)〜9日(火)まで4つの日程をあげたのに決まらない場合も、もちろんありますよね。

その時に、先方から逆に日程を提示してもらえるように「それ以降も、来週であれば比較的スケジュール空いておりますので、ご都合の良い日程をご提示ください。」みたいな一文を付けるのは良いと思います。

この一文があれば、相手側の「せっかく提示してもらったのに申し訳ないな…」という気持ちを軽減してあげられると思っています。(?)

まぁ、いずれにしても「このスケジュールで合わなくても、こっちが調整するからスケジュール空いてる日教えてね。」というメッセージは受け取ってくれるはずです。

「スケジュール合わなくても気にしないでね」の一文。

前の項目の続きのような内容ですが、スケジュールを提示した相手への気遣いと、スケジュールをスムーズに決定するために文末に入れておきたい文章です。

「万が一、上記スケジュールでご予定がつかない場合は、翌週以降の日程を改めてご提示させて頂きますので、ご遠慮なくおっしゃってください。」

これが相手への気遣いを最大級に詰め込んだ、スケジュール調整における魔法の言葉です。

みなさんも参考にしてみてください。

最後に

スケジュール調整の上手なやり方をご紹介しました。

これらは、社内外問わず、誰かとスケジュールを調整する際に必要となるビジネスのマナーでありスキルです。

こういう事が上手に出来るかどうかで、その人の度量を見る人もいます。

今は様々なスケジューラーがあるので、特に社内のスケジュール調整は比較的楽に出来ると思いますが、外部の人とのスケジュール調整には気をつけたいです。

実際、なかなかスケジュールが決まらない打ち合わせって、なんか良い内容になる気がしないですよね…

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PROFILEわたしが書きました

みやざわ

『Sokoage Magazine』の管理人です。
Sokoageの代表として、デザイン/マーケティングの仕事をしています。 ジャッキー・チェン、K-POP、中華料理大好きで、ゲーム・漫画・映画を嗜みます。北海道帯広生まれ。