みなさんは、打ち合わせや商談など、誰かとスケジュールの調整が必要な時、どのようにしてスケジュールを調整しているでしょうか。
先輩や上司から、特別に教えてもらうような機会の少ない「スケジュール調整のやり方」ですが、実は意外と大切なビジネスマナーの1つです。
このスケジュール調整1つ取っても、仕事が出来る人は難なくスムーズに進めるものです。「商談の日程がなかなか決まらず流れたしまった…」みたいなことがないように、しっかりとスケジュール調整について確認しておきましょう。
まずは、これを頭に置いておきましょう。
具体的に、こういう風に…とスケジュール調整の方法を見る前に、スケジュール調整する際に頭に入れておきたい項目をいくつかご紹介します。
スケジュールはパッと決めてしまいたいもの
まずこれが大前提ですが、誰にとってもスケジュールなんてパッと決めて、自分のスケジュールを確定しちゃいたいものです。
なかなか決まらないスケジュールがあるとストレスが溜まります。そのストレスの矛先は、いつの間にかあなたに向いてる…なんてこともあるので、スケジュールはなるべくパッと決めてしまいましょう。
「この日どうですか？」→「ダメです」→「この日では？」→「すみません。そこもダメです。」みたいに、何回もラリーが続いてしまうのは良くない状況の代表例ですね。
相手にも調整中のアポがある
スケジュールを調整する時に、こちら側の都合ばかり考えず、向こうにも調整中のアポがあって「予定が入るかもしれない日」があることを忘れないようにしましょう。
これを考えてるからどうってことはないんですが、こちらから日程を提示する場合の配慮が出来るようになります。
移動時間と打ち合わせ所要時間を考える
意外と忘れがちなことですが、打ち合わせ場所までの移動時間と、打ち合わせ自体にどれくらい時間が必要か。これは事前にしっかりと確認しておきましょう。
1日に何件も移動と打ち合わせを繰り返すようなスケジュールになってくると要注意です！
特に、打ち合わせ所要時間はある程度多めに見積もっておくべきです。少なくても、普通の商談であれば1時間は必要になるでしょう。
こんなやり方はNGです。
それでは、早速具体的なスケジュール調整のやり方です。
まずは、誰もが一度は陥りがちなNG項目からご紹介します。
ピンポイントで1つの日程だけを提示する
意外と、これをやってしまう方は多いですが、あまり良くないです。
特に複数人のスケジュールを調整する場合、こちらからピンポイントで1つだけスケジュールを提示して、それが見事に全員OKなことの方が少ないです。
しっかりと、連絡を受けた側の状況も考えて、スケジュールを選びやすいように幅を持たせましょう。
あいまいな時間指定
これも良くないですね。
例えば、「●日のお昼ごろはいかがでしょうか？」とか「●日の夕方のご予定いかがでしょうか？」など、もはや何の確認にもなってませんね。
もちろん、ここまであいまいでなくても「16時ころ」のような、妙に幅を持たせる表現も避けましょう。
仕事で行う打ち合わせですから、しっかりと具体的な時間を指定して決めないと意味がありません。
ちなみに、「16時10分から」みたいな中途半端な時間も、あまり良くないです。微妙に調整しづらいですからね…。どれだけ細かくても30分単位で調整しましょう。
常識外の時間指定
これは、あまりないと思いますが、たまに常識外の時間を指定しちゃう人がいます。
“常識”という言葉が、かなり幅を持っちゃっていますが、一般的には【10時〜18時】が打ち合わせを設定する時間としては限度だと思います。
9時から打ち合わせって、会社によっては調整とかがあって少し早いですし…、逆に19時から打ち合わせって、大半の人が残業決定ですよね…。
電話でスケジュール調整
これは、会社や人によって判断が分かれますが、最近では特にあまり好まれません。
スケジュールの調整などは、あとでも確認出来るようにメールやチャットなどの文面に残す方が好ましいです。打ち合わせの時間を勘違いしていた…みたいな双方のトラブルを防ぐことにも繋がります。
もちろん、普段からコミュニケーションが基本は電話なところもあると思うので、全てを否定するつもりはありませんが、その場合でもせめて確認のためにメールで決定したスケジュールを送っておいた方が良いでしょう。
これが丁寧なスケジュール調整。
それでは最後に、良い例をご紹介します。
絶対に正解！というわけではないので、参考にして頂き、みなさんの環境に合わせて使ってみてください。
複数のスケジュールを提示
NGの部分で少し触れましたが、ピンポイントでスケジュールを提示することはNGです。
相手が調整しやすいように、いくつか日程の候補をあげましょう。少なくとも、3〜4つくらいの候補日をあげてあげるとスムーズに決まりやすいです。
この時に1つだけ注意点があります。あまりに連続した日程を提示しないことです。
例えば、「出張で●日〜●日がまるっと不在」「●日〜●日は休暇を頂いている」みたいなパターンがあり得るのと、冒頭で触れた「相手にも調整中のアポがある」という点に配慮するためです。
実際には、このように提示するのが良いでしょう。
【スケジュール候補】
- 4月1日（月） 14:00〜18:00
- 4月4日（木） 〜14:00まで
- 4月5日（金） 終日
- 4月9日（火） 13:00〜17:00
このように「あとは選ぶだけ」の状態にしておくと、とても丁寧です。きっとスムーズにスケジュールが決定するでしょう。
それ以降のスケジュールも匂わす
これは賛否両論なので、参考まで。
例えば、上記のように4月1日（月）〜9日（火）まで4つの日程をあげたのに決まらない場合も、もちろんありますよね。
その時に、先方から逆に日程を提示してもらえるように「それ以降も、来週であれば比較的スケジュール空いておりますので、ご都合の良い日程をご提示ください。」みたいな一文を付けるのは良いと思います。
この一文があれば、相手側の「せっかく提示してもらったのに申し訳ないな…」という気持ちを軽減してあげられると思っています。（？）
まぁ、いずれにしても「このスケジュールで合わなくても、こっちが調整するからスケジュール空いてる日教えてね。」というメッセージは受け取ってくれるはずです。
「スケジュール合わなくても気にしないでね」の一文。
前の項目の続きのような内容ですが、スケジュールを提示した相手への気遣いと、スケジュールをスムーズに決定するために文末に入れておきたい文章です。
「万が一、上記スケジュールでご予定がつかない場合は、翌週以降の日程を改めてご提示させて頂きますので、ご遠慮なくおっしゃってください。」
これが相手への気遣いを最大級に詰め込んだ、スケジュール調整における魔法の言葉です。
みなさんも参考にしてみてください。
最後に
スケジュール調整の上手なやり方をご紹介しました。
これらは、社内外問わず、誰かとスケジュールを調整する際に必要となるビジネスのマナーでありスキルです。
こういう事が上手に出来るかどうかで、その人の度量を見る人もいます。
今は様々なスケジューラーがあるので、特に社内のスケジュール調整は比較的楽に出来ると思いますが、外部の人とのスケジュール調整には気をつけたいです。
実際、なかなかスケジュールが決まらない打ち合わせって、なんか良い内容になる気がしないですよね…
