こんにちは、Sokoageの宮澤です。
突然ですが、みなさんの会社の自社HPってどこが管理しているか把握できていますか？
会社内にエンジニアさんがいて、自社で管理しているというケースもあれば、外部の業者さんに管理を委託しているケースもあると思います。
なんとなくいつも仕事をしている協力業者さんに、Web関係の会社があるから…というような認識で、その会社さんが管理してくれていると誤った認識をしていると、いざという時に困っちゃう事もあります。
今日は、この意外と把握できていないWebサイト管理について、お話したいと思います。
そもそも「Webサイトの管理」とは。
具体的に、自社管理なのか外部委託なのかを知る前に、ざっくりとこの「Webサイト管理」というのがどういうものなのかご紹介したいと思います。
一般的には、以下のような業務を「Webサイト管理」として指すことが多いです。
- サーバー・ドメインの管理
- サーバーの障害やメンテナンス管理
- WordPressなどCMSの管理
- サイトの軽微な修正（テキスト・画像の差し替えなど）
- 各アップデート情報確認
- 緊急対応など
ざっと具体的な業務を洗い出すと、このような感じです。
外部に委託している場合は、これらの業務を月額いくらかお支払いして、初めて「サイト管理を委託している」という状態になります。
ただ、あくまで上記の内容は一般的に…という範疇を出ません。外部に委託している場合、実際には両社で契約した内容に基づきサイトの管理を行います。
と言うのも、例えば「サイトの軽微な修正」という業務1つ取っても、どの範囲まで対応してくれるかは契約内容によってきます。
制作会社=管理とは限らない。
ここで1つ目の注意点です。
タイトルの通りですが、HPを制作してくれた会社がサイト管理の会社になるとは限りません。
例えば、サイトのリニューアルをするような場合、既存のサイト管理会社さんがあって、また別のデザイン会社がリニューアルだけを担当するようなことがあります。
これも厳密にはケースバイケースですが、サイトの管理（サーバーやドメインの管理）は引き続き管理会社さんが担当して、見た目部分のデザインだけ別の会社が担当していることになるので、制作会社=管理にはなりません。
もう1つ勘違いしやすケースとして、初めて会社のHPを作った場合です。
ドメインもサーバーもない状態はからスタートするので、多くの場合制作会社さんがドメインの取得とサーバーのレンタルを代行してくれると思います。（制作会社独自のサーバーの場合などもあります）
その際に、制作だけを依頼しているような場合は、サイトの制作が完了したらドメインとサーバーのログイン情報などを渡され、自社管理になります。
ここが割と、サイトの管理について認識のズレが起こるところかなと思いますが、制作の過程で完成後どうするかという話は必ず出るはずなので、その際に確認しておきましょう。
サイト完成後に、月額でいくらかお支払いしてないような場合は、自社管理になっていると思った方が良いです。
もっとややこしいケースもある。
この時点で、Web絡みの会社が2つも出てきてややこしいと思いますが…もっとややこしいケースもあります。
まず1つ目は、コンサル会社さんが入っているような場合です。
この場合前述の「サイト管理会社+制作会社」に加えて「コンサル会社」が入って、Webサイト周りだけで3社関わることになります。
例えば、Webマーケティングやブランディングのプロジェクトが動いていて、その流れでサイトをリニューアルする流れになった時が、まさにこのパターンになります。
さらにもう1つ。
この「サイト管理会社+制作会社+コンサル会社」に加えて、「ツール提供会社」が入る場合があります。
これが、恐らく最もややこしいケースになりますが、こうなるとWebサイト周りだけで4社関わることになります。
ツール提供会社というのは、例えばMAツールを提供している会社さんや、予約システムを提供している会社さんなど、Webサイトに機能として埋め込むことが出来るツールを提供する会社さんのことです。
厳密には、制作会社の中でも「デザイン会社」と「コーディング会社」が別々であったり、特別なサーバーで構築しないといけないような場合は「サーバー会社」でさらに細分化されるのですが、そこまで分かれるケースは少ないので今回は割愛します。
いずれの場合も、今回のテーマである「管理会社」はどこで、どういう契約になっているのか、しっかりと把握しておく必要があります。
自社で管理している場合。
なんとなく、サイト管理の中身と、そこに至る経緯はご理解頂けたかなと思います。
ここからは、「自社管理になっているのか？」「外部に委託しているのか？」を簡単に見極めるために、いくつかのケースをご用意しました。
次の項目に該当するような場合は、自社でサイト管理しているケースが多いです。
- ドメインの管理費用・サーバーの利用料を直接支払っている。（お名前.comやムームードメインなど）
- Web関連の会社から、特に毎月の請求はない。
- サイト管理システム・ドメイン・サーバーのログイン情報が、最高権限のもので全て手元に揃っている。
- 担当者がサーバーに直接ログインして作業している。
- Web関連の会社との定例的なMTGが特にない。
これもあくまで一例ではありますが、判断できる項目としては上記の項目あたりがわかりやすいかなと思います。
最も判断しやすいのは、毎月なにかしらの請求があるかどうかです。
どこかの会社さんが管理してくれているような場合、契約内容にもよりますが無料ということは滅多にありません。
特に何かしらの修正作業などをお願いしている場合、基本的には費用が発生するものなので、ご請求がないということはあり得ません。毎月の請求がないような場合は、自社で管理していることになっているはずです。
外部に委託している場合。
逆に、こちらの項目に該当するような場合は、外部にサイト管理を委託しているケースが多いです。
- ドメインとサーバーの費用を特定の会社に支払っている。
- 毎月「サイト管理費」などの名目で費用をお支払いしている。
- サイト管理システムの一定の権限のものしか共有されていない。
- サイトの修正や更新は外部の会社さんに都度依頼して作業してもらっている。
- Webサイト（もしくはシステム絡み）で定例のMTGがある。
こちらも一例ですが、こんな感じです。
やはりこの場合も1つのわかりやすい基準としては、サイトの管理会社から毎月請求が届いているかどうかという点です。
あとは、冒頭でも触れましたが、サイトの管理を委託している場合、サイトの軽微な修正と合わせて請け負う場合が多いので、細々とした修正に都度対応頂いている会社さんがいれば、そこが管理会社さんである可能性が高いです。
ただし、細々とした修正に対応頂いている会社さんがいたとしても、修正をお願いするたびにお見積りを作ってもらって…というやり取りが発生している場合は、通常の案件として対応しているので、管理会社さんとは言えないです。
契約内容を確認しよう。
今日は、意外と把握出来ていない「サイトの管理」についてご紹介してきました。
重複しますが、サイトの管理はどこまでどの会社が対応してくれるか、ケースバイケースです。
うちの場合もそうなのですが、制作後にそのサイトの運用と集客支援と合わせて管理するという場合も多いです。このケースは最もわかりやすいので問題ないと思いますが、前述の通り4社も5社も関係していて、非常にややこしいケースもあります。
いざという時に「サーバーのログイン情報がどこにも見当たらない…」なんてことにならない為にも、上記の内容を早い段階で確認しておきましょう。
また、自社で管理しているような場合、自社で対応するべき領域と、外部に依頼する領域とを明確にしておくことが大切です。これを機に、みなさんの会社のサイトの管理を改めて確認してみてください。
最後までお読み頂き、ありがとうございました！
