突然ですが、皆さんToDoの管理はどうしてます？
このご時世、アプリで他の人と共有して管理したり、時間になると勝手に通知してくれるものなど、スマホがあるからかなり便利になりましたよね。
仕事の基本とも言えるToDoリストですが、僕も紆余曲折して最終的に辿りついたToDo管理ツールを紹介します。
この記事の目次
はじめに
ToDo管理ツールと言えば、ビジネス書などで必ず触れられますよね。「僕はこうやって管理しています」と紹介されたり。色々手法はあるのですが、大前提、その人に合ったやり方があるので、色々試してみるべきだと思います。なのでここに書いてあることが正解という訳ではないので、その辺ご注意ください。
まずは今まで使っていたToDo管理ツールを紹介します。
アプリ：Wunderlist
スマホ対応のアプリで、Wrb版でも使えたりします。
使用感としては、本当にメモ書きみたいにToDoを追加していって、終わったら消す、というもの。
他のユーザーと共有できたりしますので、チームで見たりするのことができます。
アプリ：Trello
Wunderlistと機能的にはそんな大差ないのですが、見やすい表示になっています。
アプリ版とWeb版両方あります。
大項目→中項目→小項目
と別れていて、大項目ごとに他ユーザーと共有できたりします。工程の進捗管理なんかにも最適です。
半年ほど使っていました。
結局アプリは使わなくなる
で…これらのTodo管理アプリを使ったのですが、結局使わなくなってしまいました。理由を書いていきます。
習慣付けられなかった
何かToDoが入るたびに、アプリを開いて追加…という習慣がそもそもつきませんでした。スケジュール管理とかだと重要なので、Googleカレンダー開いて忘れないうちに追加するのですが、日々増えていくToDoに対し、いちいちアプリを開いて、テキスト打って、追加する…なんて面倒臭過ぎました。
微調整できない
終わったタスクはサッと消せばいいのですが、例えばそのタスクに追加があったり、メモ書き程度に覚えておく必要があるとき、いちいちそのタスクのタブを開いて記載しなければいけません。これも面倒臭い…。やってみてもらえばわかると思うのですが、メモ書きとかだとサクッとペンで書くだけなのですが、アプリを起動するところから始めると少ないながらもやっぱり手間がかかってしまいます…。
他のユーザーと共有することがない
これが一番大きいと思います。チームで使っている人は別かと思いますが、僕なんかはもろ個人で使っているので、（銀行の振込や買い物も入れてる）他のユーザーと共有することはまあありません。
となると、「誰からの制約も受けない」状態になるので、頻繁にチェックしたり管理をしなくなります。
最後に辿り着いた方法
ToDo管理ツールとしてアプリはてんでダメでした。でもToDoは管理しないと仕事に支障をきたしてしまうため、自然と一番管理しやすい方法、自分に合った方法に辿り着いていきます。
その手法を順を追って説明します。
WordでToDoを作る
まずはWordでToDoを作ります。僕の場合だと、大項目で事業、よくやり取りするクライアント、個人的なこと、の大項目に分けてます。そして各大項目の下に、「□ToDo」という風にToDoリストをぶら下げています。
このあたりの書き方は自由にしちゃってください。見やすいように整えるもよし。ちなみにこのToDoリストワードファイルは保存しておきます
印刷する
作ったWordファイルを印刷し、バインダーに挟んでおきます。すぐに記入できるようにバインダーにボールペンを差しておいて、机に立てかけてます。
追加のToDoはペンで記入
Wordで綺麗に作られたToDoリストなので、あまり汚い字で汚したくはありませんが、追加でタスクが増えた時にはボールペンで記入します。
終わったタスクは勢い良く線で消す
終了したタスクは、ボールペンと定規で思いっきり線を引いて削除します。これがくせになる。
上記を週ごとに回していく
毎週の週初めに、保存しておいたWordのToDoリストと、印刷して消えてた消えてなかったりする紙のToDoリストを見比べながら、新規作成します。
こうせずにタスクが全部消えるまで紙を使い込むと、汚くなっちゃって嫌なんです…。
で、印刷したらあとは同じです。
まとめ
僕にとっての最強のToDo管理ツールは、紙とバインダーとボールペンという結果でした。出先でどうするの！？となるのですが、打ち合わせなどでは筆記用具持っていきますので、一緒に持ってでてもなんら負担になりません。最悪なくても帰ってからまとめればいいですし。
皆さんは仕事のToDo管理はどうしていますか？もし悩んでいる方がいたら、是非お試しください！
