はじめてのリモート会議!スムーズに会議を進行させるための事前準備

会議やミーティングをするとなると、Webか対面か?という選択肢が出てくるくらい、リモート会議が主流になりつつあります。

僕たちの会社ではリモート会議が一般的になるかなり前から、リモートでMTGをし続けていました。

この記事ではリモート会議が初めての企業の担当者に向けて、リモート会議をスムーズに進行するための準備をいくつか紹介したいと思います!

①ネット回線状況の目安を知っておく

リモート会議で一番重要なのは、ネットの回線状況です。これが脆弱であったり、スマホや携帯の電波レベルでやろうとするとかなり痛い目を見ます。回線の速度も大事なのですが、「安定しているか」というのも非常に重要です。目安となる最低限の速度は…

  • 下り速度(ダウンロード):20Mbps〜
  • 上り速度(アップロード):20Mbps〜

これでも遅いくらいなのですが、大事なのはこの速度が安定して出ているかです。ちなみにネットの回線状況は下記のサイトで計測可能です。

②マイクやイヤホンの準備

リモート会議やWebミーティングの場合、大体はカメラ付きのパソコンやスマホで実施すると思うのですが、カメラより気をつけなければいけないのはマイクやイヤホンです。

マイクは当然向こう側が聞き取りやすいように使うのと、周りの音をちゃんと遮断するためにも用います。子供の声や他の社員の声など、パソコンやスマホのマイクは「全指向型」と言ってあらゆる環境音を拾ってしまうので、マイクである程度指向性を持たせるべきです。

イヤホンもこちらが聞き取りやすいように、周りに音が漏れないように使用すべきです。あとたまに複数人の会議で同じ部屋に参加者がいる場合、イヤホンを付けないとハウリングしてしまいます。

③ウェブMTGで使うソフトの予習

次にリモート会議やWebミーティングで使う予定のソフトを予習しておきましょう。

例えば画面共有だったり、背景であったり…。もしホスト側でリモート会議やWebMTGを行う場合、一度ログインすれば大体は触れるので一度ある程度操作しておきます。

ホストではない場合も、主要なWebミーティングソフトであれば簡単に入れるので、一度触れておくとテンパらずに済みます。

④余計なタブやソフトは切っておく

先ほどの画面共有の話にもつながるのですが、Webミーティングやリモート会議を行う場合は余計なブラウザのタブやソフトは消しておきましょう。

単純にWebミーティングアプリ自体の挙動が重くなったりもするのですが、画面共有時に見られてはいけない内容やプライベートな情報まで写り込んでしまう恐れがあるので、会議に関係の無いタブやソフトは消しておきます。

⑤対面よりも反応が薄いと思っておく

最後は心構えなのですが、対面で会議やミーティングをするより、リモートの場合は相手側の反応は薄くなりがちです。

なぜかと言えば、直接顔を合わしている場合、相手も気を使いますし目の前の人にしか集中しないのですが、Webやリモートで会議を行う場合は「他のこと」もできちゃうからです。

例えばリモート会議中に届いたメールの内容チェックだったり、ブラウザで他のことを調べていたりと…。

対面よりも話に集中できない環境なので、反応は薄くなってしまいがちです。

まとめ

リモート会議やWebのミーティングが初めての方に向けて、事前に準備するものや心構えについてお話ししました。

これからもリモート会議などは主流にならなくとも、必ず残る新たな仕事の進め方ですので、ぜひ今のうちにチェックしておいてください!

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itotty

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好きな映画は「ファイト・クラブ」、「ブギーナイツ」、エドガー・ライト作品全般などなど。映画がとにかく好きなので、映画と絡めて面白くて、わかりやすい記事を書いていきます!